Na ruim vier jaar van voorbereiden is Aventus op 1 november live gegaan met OSIRIS. De mbo-opleider in de Stedendriehoek met ruim 12.500 studenten ging samen met zeven andere mbo’s gelijk op in de migratie. Roy Dusink, hoofd informatievoorziening en automatisering, legt uit hoe ze het hebben aangepakt.
‘Vier jaar voorbereiden lijkt misschien lang, maar het had ook wat voeten in de aarde. Als je met zeven andere mbo-opleidingen samen OSIRIS wilt inrichten, dan vraagt dat tijd voor afstemming en overleg. Hoewel we in principe allemaal hetzelfde doen, verschillen we toch in processen en procedures. Daarnaast waren we bij CACI wat aan de vroege kant als mbo opleiding.’
Marktverkenning
‘In de zomer van 2017 werd duidelijk dat ons studentinformatiesysteem niet voldeed aan de veranderende eisen en wensen. We zijn toen gestart met een gezamenlijke marktverkenning. Onze nieuwe SIS zou moeten voldoen aan een aantal wensen en eisen, zoals:
- maximaal faciliteren van onze wens om te automatiseren en digitaliseren
- faciliteren van een zelfredzame student die zelf via een portaal of app toegang heeft tot informatie
- inspelen op flexibilisering van onderwijs
- toekomstbestendig en flexibel.’
Samenwerking
‘Onze marktverkenning liep min of meer parallel met de ambitie van CACI om mbo’s te contracteren. We konden dat goed merken in de gesprekken. CACI was nieuwsgierig en luisterde goed naar ons. Later, toen bleek dat er wel grote verschillen zijn tussen hoger onderwijs en mbo, hebben we wel wat pittige discussies gehad, onder meer over het verschil van interpretatie van het programma van eisen.’
Succesvolle livegang
‘Om alle gebruikers goed voor te bereiden op OSIRIS hebben we veel tijd en aandacht besteed aan communicatie. We hebben OSIRIS E-zines ingezet, een online academie ingericht om alvast te oefenen met het nieuwe systeem en kennisclips met werkinstructies gemaakt die geënt zijn op de student journey. Het resultaat was ernaar. OSIRIS is soepel geland en breed geaccepteerd door de gebruikers. Onze kennis en ervaring die we hierin hebben opgebouwd, stellen we graag beschikbaar aan andere mbo-opleidingen die dit traject nog gaan doorlopen. Want het zou mooi zijn als we met zoveel mogelijk mbo’s OSIRIS samen kunnen door-ontwikkelen.’
