De universiteiten van Delft, Leiden en Rotterdam werken al ruim tien jaar samen in het minorprogramma. Derdejaars bachelorstudenten maken graag gebruik van de mogelijkheid om een minor aan een van de andere universiteiten te volgen. Jarenlang werd de uitwisseling van studenten geadministreerd op lijstjes, die dan door de andere universiteit werden ingevoerd; handmatig of via Excel. Sinds 8 mei gaat dat anders. Manon de Jong en Iteke de Jong, allebei werkzaam op de Erasmus Universiteit Rotterdam, vertellen er meer over.
“Centraal stond de vraag hoe we het voor de studenten gemakkelijker konden maken om zich voor een minor op een andere universiteit in te schrijven. Zo waren de studiegidsen van de drie samenwerkende universiteiten niet uniform en ook niet gekoppeld. Als student moest je naar de website van de universiteit, om daar uit te zoeken waar de minor precies over ging. Vervolgens vond er een loting plaats en vernam je drie weken later of je geplaatst was op de minor. Dat wilden we allemaal graag anders.”
EduXchange
“We wisten dat Eindhoven, Utrecht en Wageningen samen al bezig waren met EduXchange. Van hun ervaring hebben we zeker gebruik gemaakt. De verschillen zijn echter groot. Daar hebben ze maar een beperkt aanbod, terwijl het bij ons gaat om meer dan 200 minoren. Ook hebben zij niet te maken met aanmeldbeperkingen. Wij moeten bij een aantal minoren loting of een ander selectiemiddel toepassen. Dat maakte de uitdaging wat groter. Voor ons stonden drie wensen centraal: alle minoren overzichtelijk op één plek, waar je ook meteen kunt aanmelden en een geautomatiseerde uitwisseling van persoonsgegevens.”
Overbruggen
“Hoewel we al ruim tien jaar samenwerken, waren er ook de nodige verschillen. Zo werken Delft en wij met OSIRIS en Leiden met USIS. Waar Delft en wij gebruik maken van loting, werkte Leiden op basis van first come, first served. En zo waren er wel meer verschillen in de verwerking van aanmeldingen en studentengegevens. Die verschillen hebben we kunnen overbruggen door gebruik te maken van de OOAPI. Hiermee kan elke student zich aanmelden, autoriseren en een bevestiging van inschrijving krijgen.”
Winst
“CACI heeft, samen met SURF, onze wensen werkelijkheid gemaakt, bijvoorbeeld door OSIRIS zodanig in te richten dat we automatisch 33% van het aanbod vrijgeven voor inschrijvingen van de andere universiteiten. Dat is een afspraak die voor ons allemaal geldt. Ze hebben voor de controle gezorgd waarmee we kunnen verifiëren of een student wel voldoet aan de voorwaarden om zich aan te melden voor een minor. Ook is de aansluiting op de website van eduxchange.nl door CACI verzorgd. EduXchange scheelt ons enorm veel tijd en administratie. Voor de student zijn de voordelen dat er beter overzicht is van het aanbod en het inschrijven gemakkelijker is. Ook weet de student nu veel sneller of er plek is.”
Succesvolle livegang
Op maandag 8 mei was het zover. Robbert Serné van CACI volgde de livegang op de voet en zei er dit over: “Het was heel spannend, omdat rond de 8000 studenten zich konden inschrijven voor een minor. Hierbij werd gebruik gemaakt van first come, first served. Om de last op de systemen te beperken, werd er gebruik gemaakt van een wachtrijmanager, vergelijkbaar met het kopen van een concertticket.
Ik had het Operationsteam gevraagd om stand-by te zijn om de load van de systemen in de gaten te houden en zo nodig in te grijpen. Het bleek uiteindelijk een heel saaie dag te worden voor Operations, omdat onze systemen zonder problemen de load aankonden. Ik zat dus met een grote glimlach in de ‘control room’ bij de TU Delft!”
OSIRIS en Canvas
“We zeiden al eerder dat OSIRIS standaard oplossingen biedt. We kunnen daar prima onze financiële en studentenadministratie in kwijt. Voor het formatieve onderdeel is dat anders. Onze summatieve onderdelen kunnen we prima in OSIRIS kwijt, maar binnen ons onderwijs is het formatieve stuk onmisbaar. Studenten bouwen een portfolio op. Het geven en ontvangen van feedback, etc. leggen we vast in Canvas. De eindbeoordeling van de commissie legt de beoordelingscommissie zelf in OSIRIS vast met behulp van een beoordelingsformulier, inclusief motivatie.”
Misverstand
Marja Verstelle, kwartiermaker voor de LDE-alliantie, deelde nog een bijzondere anekdote: “Voor deze inschrijfronde werd voor het eerst gebruik gemaakt van first come, first served. Eerdere jaren werd er gebruik gemaakt van een voorinschrijving met een loting. De studenten konden zich dan gedurende een aantal weken inschrijven en aan het einde van die periode werd er geloot. De TU Delft had heel duidelijk gecommuniceerd dat er dit keer gebruik gemaakt zou worden van first come, first served. Desondanks bleken veel Delftse studenten in de veronderstelling dat er een loting zou zijn. Na wat verder onderzoek van de administratie bleek dit terug te voeren tot een studentenfeestje, waar een ouderejaarsstudent (patient zero) beweerde dat er gewoon gebruik gemaakt zou worden van een loting.”
Wensenlijstje
Voor Manon en Iteke is het project succesvol opgeleverd. “We gaan begin juni met de coördinatoren van de drie universiteiten aan tafel om de resultaten te evalueren. Er zullen dan waarschijnlijk nog aanvullende wensen op tafel komen. Zo is het voor studenten vervelend dat je uren in een wachtrij zit en de minor vervolgens al vol blijkt te zijn. Misschien dat een teller met het aantal vrije plekken helpt. Want er melden zich later ook weer studenten af, omdat ze bijvoorbeeld samen dezelfde minor willen volgen. En de terugkoppeling van resultaten willen we op termijn ook graag in de portal opnemen. We zijn dus nog niet klaar, maar voor nu zijn we heel erg tevreden.”