De meeste mbo-instellingen implementeren OSIRIS full-suite en met een big bang, maar niet Deltion College. Programmamanager Patricia Beltman vertelt over deze reis.
Van maatwerk naar standaard
“Deltion College had veel maatwerkapplicaties, veelal zelfbouw. Deze waren eerder heel progressief en modern. Na verloop van tijd werden deze steeds moeilijker te onderhouden en door te ontwikkelen. Bovendien moesten docenten in vijf à zes verschillende applicaties werken voor de administratie en begeleiding van studenten. De ICT-strategie is daarom gewijzigd naar het principe ‘kopen van een leverancier’. Met de keuze voor OSIRIS heeft Deltion vijf verschillende applicaties vervangen.”
De basis eerst
“Ons vorige SIS gebruikten wij alleen voor de kernregistratie (inschrijven, uitschrijven, resultaatverwerking en diplomering). Dat was dan ook de functionaliteit waarmee wij in december 2021 OSIRIS in gebruik namen. Na livegang zijn wij meteen verder gegaan met het, stap voor stap, vervangen van verschillende maatwerkapplicaties door OSIRIS. De prioriteiten/volgorde werden samen met het onderwijs bepaald. De implementatie van OSIRIS werd een programma met diverse (deel)projecten.”
Projectorganisatie
“De beschikbare interne capaciteit was niet voldoende. Wij hebben Szilvia Zsoldos en Mandy Gallas ingehuurd voor de projecten, zodat de interne functioneel beheerders, naast het meedraaien in het project, voldoende tijd overhielden voor het beheren van OSIRIS. Mandy en Szilvia hebben eerder een full-suite implementatie meegemaakt. Die ervaring kwam goed van pas. Zij fungeerden als functioneel beheerder én als deelprojectleider. De projectteams werden samengesteld uit vertegenwoordigers van het onderwijs en de diensten, de belangrijkste gebruikers en functioneel beheer. Daar waar nodig hebben wij ook een consultant van CACI om hulp gevraagd. En wij hebben het geluk dat wij een heuse BI Publisher-tovenaar (Frits van der Steege) in dienst hebben voor rapportagebouw.”
“De modulaire opbouw van OSIRIS maakte het mogelijk dat wij een rustige fasering hebben kunnen aanhouden. Daardoor zijn de deelimplementaties behapbaar gebleven. In september 2022 hebben wij aan- en afwezigheidsregistratie en voorzieningen naar OSIRIS verhuisd. In het najaar van 2023 volgden formatieve resultaten en studentbegeleiding. Wij zijn nu bezig met het implementeren van het Ouderportaal, de studentenapp en het proces voor bindend studieadvies.
Voordelen
“Wij zijn heel blij met de gefaseerde implementatie. In de deelprojecten kon men goed focus houden; bij de livegangen kon de schaarse ondersteuningscapaciteit heel gericht worden ingezet. Ook hadden wij een voordeel bij trainingen: Een aantal aspecten van OSIRIS (zoals filteren) is immers in alle modules/schermen hetzelfde. Door de herkenbaarheid werden de trainingen steeds makkelijker voor het onderwijspersoneel.
Een studentinformatiesysteem voor alle administratie rondom de student hadden wij als grootste voordeel voor ogen. Door de gefaseerde implementatie werd dit voordeel pas na twee jaar gevoeld door de onderwijscollega’s. Het was een lange adem, maar het is uiteindelijk gelukt om dit doel te bereiken. Daarnaast is OSIRIS strakker ingericht en meer compliant met wet- en regelgeving. Voor veel collega’s was dat even wennen, maar voor sturing en voor de student heel fijn.”
Advies voor collega-instellingen
“Een implementatieproject zoals dat van OSIRIS moet prioriteit krijgen in alle lagen van de organisatie. Daarnaast heb je sponsoring nodig vanuit de directie en het bestuur. Het is belangrijk dat het onderwijs aan boord is. OSIRIS is tenslotte geen doel op zich, maar het gereedschap. Door het onderwijs al in een vroeg stadium bij het project te betrekken, maak je niet alleen betere keuzes, maar wordt OSIRIS later ook beter gebruikt.”