Eindhoven is de stad van techniek en innovatie. Niet toevallig dus dat hier ook de Design Academy Eindhoven (DAE) is gevestigd. Een onderwijsinstelling die bruist van creativiteit, met zo’n 850 studenten, waarvan 80% internationaal uit meer dan 50 landen. Ruim 500 van deze studenten gaan voor hun bachelor; de rest volgt een masteropleiding. Anita Pauwels regelt er als functioneel beheerder OSIRIS alles rondom de studentenadministratie. Rolf Jansen is als Head of Operations verantwoordelijk voor het facilitaire bedrijf, waaronder IT. Samen vertellen ze over onderwijsvernieuwing en hoe ze dat in OSIRIS hebben verwerkt.
“Toen ik hier in februari 2021 begon, was Anita als projectleider en als functioneel beheerder bezig met het inrichten van OSIRIS”, herinnert Rolf zich. “Ik kwam uit de profitsector en had vaak te maken met aanbestedingen. De gestructureerde aanpak die ik daarin gewend was, trof ik hier niet aan. Het zijn designers en die doen alles het liefst op gevoel en intuïtie waarbij het proces leidend is. En zo is dat ook gegaan bij de aanbesteding van het SIS in 2018.”
Aanbesteding
“Dat is waar”, beaamt Anita. “We hadden hier Trajectplanner, samen met acht andere hbo-instellingen en voor de rest maakten vooral mbo-opleidingen daar gebruik van. Als hbo werden we niet goed ondersteund en gingen we op zoek naar wat anders. Uiteindelijk kwamen twee systemen naar voren en hebben onder meer de examencommissie, de onderwijscommissie en het College van Bestuur gekeken wat het beste zou passen binnen DAE. Dat werd OSIRIS, waar we in 2020 op zijn overgegaan.”
Van maatwerk naar standaard
“Wat volgde was een aantal moeizame jaren”, gaat Rolf verder. “Als je software vlot en succesvol wilt implementeren, moet je helder voor ogen hebben wat je ermee wilt. Hoe dat wordt gedaan, laat je dan aan de softwareleverancier over. Trajectplanner bood heel veel mogelijkheden voor maatwerk; OSIRIS biedt standaardoplossingen. Als je dan blijft hangen in het ‘hoe’, dan schiet het niet op. Het gevolg was dat er intern steeds meer weerzin groeide tegen OSIRIS.”
Stap voor stap
“We hebben in 2021 het inrichtingsdocument er maar eens bijgepakt en zijn begonnen met de basis. CACI heeft ons geholpen om prioriteiten te stellen en de stappen steeds af te ronden. Toen we dat klaar hadden, zijn we het bachelorprogramma gaan invoeren. Ik probeer hier mensen duidelijk te maken dat je eerst een stap moet afmaken voor je met de volgende stap begint. Dat is inmiddels bij de meeste mensen wel geland. Tegelijk met het inrichten van OSIRIS zijn we ook gestart met onderwijsvernieuwing. Die veranderingen hebben we meteen bij de inrichting meegenomen.”
Onderwijsvernieuwing: Designers leren flexibel
“DEA is geen standaard-hbo-opleiding, waar je vier jaren lineair doorloopt richting je diploma. Waar iedereen praat over flexibel onderwijs, doen wij dat al lang. Het hoort gewoon bij het designervak. We werken hier bijvoorbeeld ook niet met cijfers, maar met beoordelingen zoals ‘sufficiënt’. We bieden projectmatig onderwijs: Als student werk je aan een project in verschillende cursussen. Verder zijn studenten ingedeeld in een ‘home-based group’ die bestaat uit 5 eerstejaars-, 5 tweedejaars-, 5 derdejaars- en 5 vierdejaarsstudenten. Elke student heeft leerdoelen die zijn geformuleerd per cursus en krijgt, naast de lessen van docenten, begeleiding van een coach in de eerder genoemde home-based group.”
OSIRIS en Canvas
“We zeiden al eerder dat OSIRIS standaardoplossingen biedt. We kunnen daar prima onze financiële en studentenadministratie in kwijt. Voor het formatieve onderdeel is dat anders. Onze summatieve onderdelen kunnen we prima in OSIRIS kwijt, maar binnen ons onderwijs is het formatieve stuk onmisbaar. Studenten bouwen een portfolio op. Het geven en ontvangen van feedback leggen we vast in Canvas. De eindbeoordeling van de commissie legt de beoordelingscommissie zelf in OSIRIS vast met behulp van een beoordelingsformulier, inclusief motivatie.”
Tijdwinst
“Het invoeren van de eindbeoordelingen van projecten was altijd een complexe en tijdrovende klus. Verschillende docenten moeten een beoordeling geven en de coördinator moest al deze beoordelingen verzamelen en verwerken tot een eindoordeel. En dat voor 520 studenten! Dat duurde een aantal weken. Nu voert elke docent de beoordeling in OSIRIS in en is de coördinator per student binnen vijf minuten klaar. Binnen drie dagen is de complete cyclus nu afgerond. En dat is winst voor iedereen. Studenten maken hier nog nauwelijks gebruik van OSIRIS. De studentenadministratie schrijft de studenten in voor de beoordelingen van de cursussen. Maar als ze snel hun beoordeling willen zien, kunnen ze wel in OSIRIS terecht.”
Wensen en puntjes op de i
“We zijn enorm blij met wat we hier in een paar jaar hebben neergezet. De organisatie is helemaal om als het om OSIRIS gaat. We hebben beter inzicht in de studievoortgang van studenten. Decanen kunnen sneller ingrijpen als er iemand dreigt te ‘ontsporen’. Er zijn nog wel wat punten voor verbetering en wensen op ons lijstje. Ook willen we nog een koppeling maken met onze software van AFAS en uiteraard Canvas. Voor managementrapportages willen we een koppeling met ClickView. Daan Korf, consultant bij CACI, ondersteunt vaak een paar uur op woensdagen. Met hem kunnen we dit soort wensen in gang zetten.”