Als een student van een andere ho-instelling zich aanmeldt voor een minor aan de Hogeschool Utrecht, is geen envelop en postzegel meer nodig. De aanmelding, de beoordeling van de aanmelding door de examencommissie én de inschrijving voor de minor kan een student die kiest voor een minor bij HU sinds maart 2020 volledig online regelen. Sonja Ham, HU-minorcoördinator, en Maaike Jansen, projectleider bij de Dienst Onderwijs, Onderzoek en Studentenzaken, vertellen over hun ervaringen met Osiris Aanmelding.
“De aanmelding van KOM-studenten verwerkten we in Sharepoint”, vertelt Sonja. “Zo’n aanmelding is een bewerkelijk proces dat over verschillende schijven gaat. Zo moet een student toestemming krijgen van de examencommissie. Die beoordeelt of de minor niet te veel overlap vertoont met de majorstudie. De examencommissie legt de toestemming vast met een handtekening op een contract dat ook door de student en door HU wordt ondertekend. Ook levert de student een Bewijs Betaald Collegegeld aan om de inschrijving bij HU te regelen. Al met al een bewerkelijk en ook foutgevoelig proces. En door de groei van het aantal aanmeldingen liep de verwerkingstijd op waarmee de dienstverlening aan de studenten onder druk kwam te staan.”
Programma van eisen
We hebben een projectgroep samengesteld met de dienst Business Information Management van HU en medewerkers die het aanmeld- en inschrijfproces voor KOM-minoren van A tot Z kennen”, gaat Maaike verder. “We hebben het proces ontrafeld en opnieuw ingericht. Doel was de aanmelding van KOM-studenten binnen de reguliere systemen van HU een plek te geven, de verwerkingstijd van de aanmeldingen te verkorten en de service aan studenten te verbeteren door ook de uitwisseling van documenten online te regelen. De volgende stap was een softwarepakket te vinden waarmee we dit konden realiseren. Dat bleek OSIRIS Aanmelding te zijn. Dus zijn we in gesprek gegaan met Jan van Doornmalen van CACI.”
Half jaar
“Precies op de dag dat Nederland in lockdown ging vanwege COVID-19, zijn wij live gegaan met OSIRIS Aanmelding. Dat was medio maart 2020. Dat was spannend en ook stressvol omdat we uit ervaring weten dat er in de eerste weken honderden aanmeldingen binnenkomen die beoordeeld moeten worden. Maar het ontwerp werkte naar wens. Studenten geven in evaluaties ook aan tevreden te zijn met de manier waarop HU het proces heeft ingericht. Daarnaast hebben we de doorlooptijd kunnen terugbrengen naar 10 werkdagen.”
Wensen
HU heeft een flinke stap gezet in het verbeteren van het aanmeldproces voor KOM-studenten. Toch zijn er ook nog wel wensen. “We willen graag dat studenten online, live kunnen zien hoeveel plekken er nog voor een minor open staan zodat ze zich niet meer aanmelden voor een minor die al vol zit. Dat is tot nu nog niet gelukt, maar de wens ligt er. Een andere wens wordt uiterlijk in 2022 wel gerealiseerd: Studenten kunnen in de nabije toekomst in Studielink eenmalig toestemming geven voor het uitwisselen van het BBC tussen instellingen. Op die manier hoeven we studenten niet meer lastig te vallen maar kunnen instellingen onderling de documenten uitwisselen. Nu is het nog zo dat de student dit betalingsbewijs van het collegegeld volgens de wet zelf moet aanleveren. We hebben dat ondervangen door de student te faciliteren met een bericht die zij of hij naar de thuisinstelling kan mailen, waarin wordt gevraagd het BBC rechtstreeks naar ons toe te mailen.”