Op 1 augustus is het OSIRIS Documentatieportaal live gegaan voor alle geautoriseerde gebruikers van OSIRIS. Daarmee werd een grote wens vervuld voor zowel gebruikers bij onderwijsinstellingen als medewerkers van CACI. Drie leden van het CACI-projectteam vertellen in het kort wat het portaal inhoudt en wat er aan vooraf ging.
Projectleider Youri van Pinxteren trapt af: “We zijn een paar jaar geleden begonnen met de vraag hoe we de documentatie van de verschillende modules in OSIRIS toegankelijker konden maken. Bij elke nieuwe release werden ook nieuwe handleidingen in pdf aangemaakt die beschikbaar kwamen in mijnOSIRIS. Die database was wel compleet, maar onoverzichtelijk en de zoekmogelijkheden waren beperkt. Dat moest anders kunnen. De vraag was echter hoe.”
Voorbereiding
Guuske Bevers, analist van een van de feature teams, gaat verder: “We hebben in eerste instantie in de markt rondgekeken wat er beschikbaar is aan tools en hoe andere partijen hun documentatie organiseren. Dat leidde na een aantal maanden tot een programma van eisen en een shortlist van drie verschillende tools. Die tools hebben we uitvoerig getest. Zo was het voor ons bijvoorbeeld belangrijk dat we de honderden documenten die we al hadden, eenvoudig konden inlezen in de nieuwe tool. Uit de selectie is één sterke tool als beste naar voren gekomen.”
Klantvragen
Nathalie van Sterkenburg, Support consultant in het Serviceteam, bekeek de tool vanuit het perspectief van de klant. “Bij het Serviceteam van OSIRIS kwamen regelmatig vragen binnen die direct betrekking hadden op de manier waarop we onze documentatie hadden geregeld. We konden daaruit opmaken dat, als we dat beter zouden organiseren, veel van die vragen helemaal niet nodig waren. Klanten willen snel en eenvoudig de juiste informatie kunnen vinden zonder te moeten puzzelen in meerdere documenten of zelf te moeten bepalen of de gevonden informatie nog wel actueel is.”
Releasenotes
Het projectteam heeft ervoor gekozen om de categorieën die voorheen werden gehanteerd in OSIRIS in het Documentatieportaal te handhaven. Klanten en ook medewerkers zijn daar al aan gewend. In het nieuwe portaal staan alleen de laatste, meest actuele beschrijvingen van de verschillende modules. De oudere pdf-documenten zijn voorlopig nog wel beschikbaar via mijnOSIRIS, totdat echt alle documenten in het Documentatieportaal zijn verwerkt. Ook de Release notes zijn in het Documentatieportaal beschikbaar, waarmee het een complete en actuele informatiebron is voor alle modules.
Monsterklus
Niet alleen voor klanten betekent het Documentatieportaal meer snelheid en gemak. Ook voor CACI werkt het straks een stuk gemakkelijker, omdat er gebruik gemaakt kan worden van linkjes om te verwijzen naar andere teksten. Dat scheelt veel invoerwerk. De monsterklus om alles op te schonen, in te lezen, te controleren en te optimaliseren is nog in volle gang. Intussen komen de eerste reacties van klanten ook binnen. “Ik kreeg toevallig net weer een ‘like’ binnen van een OSIRIS-gebruiker,” vertelt Nathalie met een grote glimlach.
Het gebruik
Het OSIRIS Documentatieportaal is simpel te bereiken via OSIRIS Basis. In het groene hoofdmenu is een knop beschikbaar gekomen die het portaal opent. Hiervoor is geen extra account of loginactie nodig, aangezien je al bent ingelogd in OSIRIS Basis. Eenmaal in het portaal kan genavigeerd worden tussen releasedocumentatie en modulebeschrijvingen.
In de releasedocumentatie worden alle aanpassingen per release beschreven, terwijl bij de modules de actuele werking van OSIRIS is beschreven. Ook zijn de oude Detailontwerpen (DO) en Functionele Ontwerpen (FO) nog in het archief te vinden en staat onze API gedocumenteerd in een gebruiksvriendelijk formaat. Op het moment dat een DO of FO volledig in de modulebeschrijvingen is verwerkt, wordt het document uit het archief in het portaal verwijderd.
