Irene Pel-Van Kleef begon in 2002 als docent Commerciële Economie aan de Hogeschool Arnhem-Nijmegen. Nu, ruim 20 jaar later, heeft ze als projectleider de implementatie van OSIRIS geleid. “Van alle projecten waar ik op de HAN bij betrokken ben geweest, is dit wel de meest ultieme. Ik kan me nauwelijks voorstellen dat er nog een klus is met meer uitdaging. We zijn nog niet klaar, maar toen op 6 december OSIRIS live ging, voelde het als een raketlancering. Het was zo spannend! Iedereen zat naar een schermpje te kijken en de ontlading was enorm toen de eerste mutatie via Studielink binnenkwam: Joy schreef zich uit omdat ze haar diploma had gehaald.”
Irene kreeg weer kippenvel toen ze terugdacht aan dat moment. Niet zo vreemd, want totaal is ze ruim drie jaar bezig geweest met de overstap naar een nieuw SIS. “We werkten met twee verschillende systemen, Alluris en CATS. Beide systemen waren aan het eind van hun levenscyclus, dus hebben we in 2019 besloten tot de aanbesteding van een nieuw SIS. De belangrijkste eis die we stelden was dat het een integraal pakket moest zijn, waarmee alle verschillende doelgroepen toegang zouden krijgen tot alle aspecten van ons onderwijs. Uit die aanbesteding kwam CACI met OSIRIS als duidelijke winnaar naar voren.”
Enorme uitdaging
Volgens Mark de Swart en Coos van der Wolf, respectievelijk consultant en projectleider bij CACI, stond Irene voor een enorme uitdaging. “OSIRIS moest de organisatieverandering binnen de HAN ondersteunen en faciliteren. Dat betekende dat alle processen geharmoniseerd moesten worden. Het her-coderen en maken van koppelingen nam veel tijd beslag. Irene heeft hard aan die kar getrokken om het allemaal voor mekaar te krijgen. Maar het is gelukt. De codering is nu universeel en alleen dat al is een enorme winst.”
Best practises
“Bij de gunning van de aanbesteding hebben we aangegeven dat we gebruik wilden maken van alle best practices van CACI,” vervolgt Irene. “Dat was geen probleem, maar in de praktijk bleek dat niet zomaar één op één toepasbaar. Met 37.000 studenten en cursisten zijn er heel veel processen waarbij je een keus moet maken hoe je het gaat inrichten. Die keuzes hebben tot veel discussies geleid, maar uiteindelijk zijn we daar samen goed uitgekomen.”
Contractonderwijs
Sinds 16 december zijn ook de studenten aangesloten op OSIRIS. “Ook dat verliep soepel,” vertelt Irene. “Inmiddels komen de inschrijvingen voor het nieuwe tijdvak al volop binnen. Wel hebben we nog wensen bij CACI neergelegd voor het contractonderwijs. De debiteurenmodule is daar een voorbeeld van. Bij reguliere studenten wordt het collegegeld automatisch afgeschreven. Hebben ze te weinig saldo, dan krijgen ze meteen de volgende dag een melding dat het bedrag niet kon worden geïncasseerd. Voor contractstudenten verloopt het aanmaningsproces compleet anders, maar daar is OSIRIS nog niet op ingericht.”
Meedenken
“We willen met CACI meedenken hoe we de flexibilisering van onderwijs kunnen faciliteren met OSIRIS. We zijn nog met ze in gesprek op welke manier we dat het best kunnen regelen. Daarnaast hebben we ook hier intern nog het nodige te doen. De autorisaties van medewerkers kloppen nog niet allemaal. En we hebben nog het een ander op te schonen na de conversies. Maar overall ben ik enorm blij dat het ons samen is gelukt om de deadline van december 2022 te halen. Die deadline was voor mij heilig en ik ben er altijd in blijven geloven. Mooi dat het ons samen is gelukt!”