De Universiteit Utrecht (UU) heeft de afgelopen jaren grote stappen gezet om een Leven Lang Ontwikkelen structureel vorm te geven, met behulp van Osiris als centraal systeem. Deze reis van ambitie naar realiteit was uitdagend, maar ook enorm waardevol. In dit artikel deelt Peter Merkestijn, Information Analyst bij de Universiteit Utrecht zijn vijf belangrijkste tips voor onderwijsinstellingen die zelf een LLO-traject willen opzetten.
Zes jaar geleden begon ik bij de Universiteit Utrecht (UU) als informatieanalist, waarbij ik eerst moest ontdekken waar ik me op wilde richten. Ik koos ervoor om een bijdrage te leveren aan ambitieuze projecten, zoals Onderwijs voor Professionals (OvP). Dit sprak me erg aan vanwege de toekomstmogelijkheden. Daar besloot ik er vol voor te gaan. Nu, met het programma bijna afgerond en de webshop in Osiris bijna klaar, ben ik trots op de transformatie van ambitie naar realiteit. Ik deel graag mijn tips voor een succesvolle inrichting van de OvP-processen in Osiris, zodat anderen kunnen profiteren van mijn ervaringen.
Tip 1 – Begin klein, maar denk groot
We begonnen in 2019 klein, met een uitgebreid onderzoek naar de mogelijkheden voor Onderwijs voor Professionals. We analyseerden eerst grondig wat OvP precies inhoudt en waarin dit afwijkt van reguliere processen. In deze fase onderzochten we diverse systemen en bezochten we de Erasmus Universiteit om hun aanpak te bekijken. Hoewel dit veel inzicht opleverde, moesten we concluderen dat geen enkel systeem meteen voldeed aan al onze eisen.
Osiris leek eerst te complex, maar had wel potentie en al bestaande functionaliteit voor registratie die we konden uitbreiden. Na de nodige pilots en het verzamelen van onze eisen via een uitgebreid traject, kwamen we uiteindelijk tot de conclusie dat een iteratieve aanpak — met kleine stappen en voortdurend bijschaven — de juiste weg was. Hierdoor konden we gericht toewerken naar een oplossing binnen Osiris die aansloot bij zowel onze ambities als de bredere bedrijfsstrategie.
Tip 2 – Bedenk je ideale proces
Bij het opzetten van ons systeem voor Onderwijs voor Professionals begonnen we niet door de bestaande situatie uitgebreid te analyseren of ons te focussen op wat er niet goed werkte. In plaats daarvan kozen we ervoor om vanaf nul te starten en de inrichting volledig te baseren op de klantprocessen. Veranderingen binnen het onderwijs roepen vaak veel weerstand op, maar door te werken met een frisse aanpak en de focus te houden op het einddoel – de klant – konden we weerstand verminderen. Dit resulteerde in een systeemarchitectuur waarin een website met een overzicht van cursussen en een op maat gemaakte look en feel centraal stond, ondersteund door Osiris voor registratie en SAP voor financiële afhandeling. Door het systeem zo in te richten dat elke schakel – van inschrijving tot betaling – naadloos samenwerkt, hebben we een efficiënte en klantgerichte oplossing gerealiseerd.
Tip 3 – Verplaats je in de professional
Onderwijs voor Professionals (OvP) vraagt om een andere aanpak dan reguliere studenten, vooral op het gebied van communicatie en gebruikservaring. We hebben ons systeem zo ingericht dat deelnemers zonder gedoe door het aanmeldproces worden geleid, met heldere communicatie op elk punt. Het bleek essentieel om bijvoorbeeld zorgvuldig de formats voor mededelingen vanuit Osiris aan te passen, waarbij zelfs kleine details, zoals HTML-opmaak, invloed hadden op de gebruikservaring.
Het kostte tijd om dit goed neer te zetten, maar de tijdsinvestering draagt echt bij aan het succes van het project. OvP-deelnemers vormen een diverse doelgroep met verschillende achtergronden – bijvoorbeeld oud-studenten, medewerkers, en nieuwe inschrijvers – die elk andere behoeftes hebben. Dit hebben we in kaart gebracht en vertaald naar een intuïtieve website, los van de reguliere studentenwebsite. Dit nieuwe platform biedt een verbeterde ervaring, waarbij gebruikers makkelijk kunnen zoeken, filteren en zich aanmelden zonder tegen allerlei inlogproblemen aan te lopen. Dankzij deze verbeteringen is het gebruikersgemak fors toegenomen en ontvangt onze back-office aanzienlijk minder vragen.
Tip 4 – Zoek ambassadeurs en werk multidisciplinair
Bij Leven Lang Leren (LLO) komen alle disciplines samen, niet alleen je expertise in onderwijs, onderzoek en studenten, maar ook finance, marketing, en IT. Het is cruciaal om alle benodigde expertise aan tafel te krijgen en een multidisciplinair team te vormen. We hebben een business lead gezocht in de rol van OvP-programmamanager en een implementatielead, terwijl ik aan de IT-kant als technische lead optrad. Met z’n drieën gaven we leiding aan het project, waarbij de kracht lag in een enthousiast team dat het leuk vond om iets nieuws op te zetten.
Gedurende bijna vier jaar hebben we Osiris op een heel andere manier leren kennen, en die nieuwsgierigheid en het geloof in het project bepaalden ons succes. Zorg dus voor een team dat niet alleen de benodigde kennis en vaardigheden heeft, maar vooral ook de motivatie en het vertrouwen om iets nieuws te bouwen.
Tip 5 – Stem continu af met je stakeholders en leverancier
Bij complexe projecten zoals deze is goede communicatie essentieel. Binnen de UU hebben we daarom een ontwikkelgroep en een businessgroep opgezet. De ontwikkelgroep richtte zich op de technische details met IT, terwijl de businessgroep zich op de hoofdlijnen focuste: zoals welke functionaliteit mogelijk is, hoe betalingen geregeld worden, en hoe betaaltermijnen gehanteerd moeten worden. Deze aanpak zorgde ervoor dat we goed voorbereid waren en effectief konden samenwerken, waardoor we sneller stappen konden zetten en ons doel dichterbij brachten.
Een reis van leren en bouwen
In de afgelopen zes jaar hebben we geleerd hoe belangrijk het is om klein te beginnen, ambitieus te blijven en altijd de gebruiker centraal te stellen. Ons proces met Osiris is verre van lineair geweest, maar doorzettingsvermogen en samenwerking hebben ons gebracht waar we nu staan.
Mijn advies aan andere instellingen? Investeer in een helder proces, zoek de juiste partners en blijf leren. LLO is niet alleen de toekomst van onderwijs, maar ook een kans om je als organisatie te onderscheiden.
Meer weten?
Wil je weten hoe je Leven Lang Ontwikkelen (LLO) effectief kunt vormgeven binnen jouw onderwijsinstelling? Neem contact met ons op hoe je flexibel en toekomstgericht onderwijs voor professionals kunt realiseren.