De Europese Unie wil dat alle lidstaten administratie rondom de Erasmusuitwisseling van studenten volledig digitaliseren. Dit proces moet in 2027 zijn voltooid. OSIRIS ondersteunt Inter-institutional Agreements (IIA, IO-contracten) al enige jaren, en dat levert vanuit de gebruikers wensen op die in nieuwe versies worden meegenomen. Vandaar dat op 1 april IIA-versie 7 van Erasmus without Paper live is gegaan.
Binnen CACI is Ruud Haverlag verantwoordelijk voor Erasmus Without Paper (EWP) in OSIRIS. “1 april zetten we een harde knip van versie 6 naar versie 7 (IIA apis v7). Alleen het stukje voor Inter-institutional Agreements van de koppeling wijzigt; Learning Agreements en Nominations blijven ongewijzigd. IIA apis v7 omvat een aantal inhoudelijke wijzigingen, zoals verplichte opvoer van het aantal uitwisselingsstudenten per jaar, aanbevolen taalvaardigheden, en ISCED-codes moeten minimaal 4 karakters lang zijn.”
Daarnaast is een aantal wijzigingen doorgevoerd met betrekking op de afhandeling van contracten:
- Modify an Agreement: Een definitief afgesloten contract wordt na één of enkele jaren ‘opengebroken’ om gewijzigde uitwisselingsafspraken vast te leggen. Het contract krijgt dus versies.
- Terminate an Agreement: Een definitief afgesloten contract dat in de praktijk nooit is gebruikt bij studentuitwisseling, kan worden beëindigd met wederzijdse goedkeuring. Net als bij het afsluiten, wordt ook bij het beëindigen een officiële goedkeuring door beide partijen afgegeven.
- Delete an Agreement: Contracten waar wel over is onderhandeld (berichten uitgewisseld), maar die nooit tweezijdig zijn goedgekeurd, kunnen worden verwijderd. De verwijdering in systeem A wordt doorgegeven aan partner B, die vervolgens de koppeling tussen het eigen contract en de verwijderde versie bij partner A opruimt en eventueel ook de eigen versie B verwijdert.
Als eerste opnieuw gecertificeerd
OSIRIS is een van de eerste deelnemende systemen binnen het EWP-programma die zich opnieuw hebben gecertificeerd. We willen de dertien instellingen die in Nederland met OSIRIS deelnemen aan EWP optimaal faciliteren. We zijn er ook van overtuigd dat steeds meer instellingen over zullen gaan op ‘digitaal’. Je zet jezelf op een gegeven moment buitenspel als je niet meegaat in deze ontwikkeling. Binnen CACI hebben we nu vooral nog de ontwikkeling van Transcript of records en de cursuscatalogus op de to do-lijst staan.
Aanvraag buitenlandverblijf
Een ander nieuwsfeit is dat Stay Abroad Request deze zomer migreert van de bestaande applicatie naar de nieuwste versie van OSIRIS Student. Dat maakt het voor studenten een stuk gemakkelijker om de hele uitwisseling in OSIRIS Student af te handelen (inclusief Learning Agreement). Switchen naar de oude versie van OSIRIS Student is dan immers niet meer nodig! Voor de instellingen is het grote voordeel dat de aanvraag wordt geladen met de meest actuele data. Het proces van de aanvraag en de inhoud van het aanvraagformulier blijven ongewijzigd.