Het was nagelbijten op de dag dat om acht uur ’s ochtends de normeringen werden vrijgegeven voor de examens van het volwassenonderwijs. Voor de vier mbo’s die dit onderwijs aanbieden, werden de VAVO-normen voor het eerst ingevoerd in OSIRIS. “Ik kreeg beelden terug van elf jaar geleden, toen de rapportages na een andere implementatie uren op zich lieten wachten,” weet Ron van Zanten van MBO Rijnland nog. “Maar nu verliep het razendsnel en soepel. Ik had de stopwatch erbij, maar soms nauwelijks tijd om ’m in te drukken.”
“Ik weet het nog als de dag van gisteren,” begint Ron. “Het was februari 2019 en we zaten met acht MBO’s ergens centraal in Nederland bij elkaar. CACI had met OSIRIS de aanbesteding gewonnen en presenteerde het plan van aanpak. Ik zei toen tegen Coos van der Wolf van CACI dat als je de MBO’s goed wilt bedienen met OSIRIS, je beter met VAVO kunt beginnen. Het MBO volgt dan als vanzelf.”
VAVO is anders
Het werd toch het MBO dat voorrang kreeg bij de doorontwikkeling van OSIRIS. VAVO moest wachten tot begin 2020 toen de afgevaardigden van de ROC’s Rijnland, Aventus, A12 en Da Vinci met CACI aan tafel gingen. “VAVO past niet zomaar in OSIRIS,” legt productlead Ricardo van Aken uit. “Het verschilt in tal van opzichten van het reguliere onderwijs. Examens worden centraal afgenomen, scholieren hebben meer vrijheid in hun pakketkeuze en hebben soms ook al bepaalde vakken afgerond. Elke scholier heeft dus eigenlijk een eigen programma en dat betekent dat er heel veel uitzonderingen op de regels zijn.”
Regels en uitzonderingen
“Dat is precies wat VAVO zo ingewikkeld maakt,” vult Ron aan. “Bij VAVO is alles vastgelegd in wet- en regelgeving, maar zijn er tegelijkertijd ongelooflijk veel aanvullingen en uitzonderlingen op die regels. Dat was de uitdaging waar we voor stonden en waar ik ook met regelmaat aan heb getwijfeld: krijgen we al die uitzonderingen wel verwerkt in een softwareprogramma? Door met CACI keer op keer alles te testen, aan te passen en opnieuw te testen, is het ons gelukt. Bij de verwerking van de examens bleek de uitval nog lager dan we hadden verwacht.”
Agile aanpak
Ricardo vervolgt: “We hebben de aanpassingen in kleine stukjes opgeleverd, zoals we dat inmiddels gewend zijn bij CACI. De aanpassingen waren daarbij tussentijds ook beschikbaar voor de instellingen, waardoor we snel feedback konden ophalen. Van de vier onderwijsinstellingen waren het vooral Aventus en Rijnland die ons informatie leverden en waarmee we intensief de testen hebben uitgevoerd. Begin 2021 waren de grootste aanpassingen opgeleverd en konden we het gehele proces doortesten.”
In het voorjaar van 2021 ging ook de senior functioneel beheerder van Aventus met pensioen en stond Ron van Zanten er vanuit de opdrachtgevers min of meer alleen voor. “Dat vond ik wel spannend, want dat betekende een enorm afbreukrisico. Gelukkig hebben we het samen gered.”
D-day
“In juni was het zover bij de diplomering van VAVO. Om acht uur kwam de landelijke normering voor de examens binnen. Die gegevens werden ingevoerd en al snel kwam er een overzicht met welke leerlingen volgens het systeem waren geslaagd en welke voorlopig waren afgewezen voor een diploma. Aan de hand van steekproeven konden we steeds zien dat alles naar behoren verliep. Daarna mocht de examencommissie handmatig met de uitkomsten van de 650 examenleerlingen aan de slag. Om half een was alles klaar.”
Geslaagd
“Dit project beschouw ik als geslaagd,” meent Ron. “We hebben de doorloopsnelheid mede te danken aan corona. We waren gewend om fysiek met elkaar te overleggen, maar online ging het vlotter en efficiënter. Er was meer ruimte in ieders agenda doordat reistijden vervielen. De samenwerking met CACI verliep soepel. Ze waren altijd goed bereikbaar, ook tijdens niet-reguliere uren. De toewijding van het gehele team was enorm en Ricardo van Aken verdient een lintje. In plaats daarvan heb ik een diploma voor hem. Die heeft hij gehaald voor het invreten in de materie en de toewijding waarmee hij dit project tot een goed einde heeft gebracht. Er staat nog een belangrijke wens open en dat is dat we toch alles voor de student in één scherm krijgen. Nu is dat nog net niet het geval.”